HR-dokumenttien hallinta
Työsopimukset, pätevyydet ja muut henkilöstödokumentit yhdessä paikassa. Jokaisesta dokumentista näet, kenellä on siihen pääsy.
HR-dokumenttien hallinta tarkoittaa, että työsopimukset, pätevyydet ja muut henkilöstödokumentit ovat yhdessä paikassa ja jokaisesta tiedetään, kuka sen näkee ja kuinka kauan se on voimassa. HavuHR:n Havu-järjestelmässä dokumentit tallennetaan voimassaoloineen, käyttöoikeudet näkyvät dokumenttikohtaisesti ja ilmoitukset määritetään kansioittain. Yleisimpiin HR-dokumentteihin on valmiit pohjat.
Mitä dokumentteja Havuun tallennetaan?
Havuun tallennetaan työsopimukset, kortit, pätevyydet ja muut henkilöstödokumentit sekä niiden voimassaolo. Voimassaolo näkyy dokumentin yhteydessä, joten sitä ei tarvitse etsiä erillisestä taulukosta tai esihenkilön kalenterista.
Ilman yhteistä paikkaa henkilöstödokumentit hajoavat sähköpostin liitteisiin, jaettuihin kansioihin ja paperimappeihin. Silloin on vaikea sanoa, missä voimassa oleva työsopimus on ja kenellä on siihen pääsy.
Kuka näkee minkäkin dokumentin?
Määrität itse, kuka pääsee mihinkin dokumenttiin, ja käyttöoikeudet näkyvät jokaisen dokumentin kohdalla. Kun työntekijä kysyy, kuka hänen työsopimuksensa näkee, vastaus löytyy dokumentin kohdalta. Oikeudet ovat näkyvissä myös työntekijöille ja esihenkilöille.
Tarkimmin on rajattava terveystiedot, kuten lääkärintodistukset. Lain mukaan niitä saavat käsitellä vain ne, jotka valmistelevat, tekevät tai panevat toimeen työsuhdetta koskevia päätöksiä niiden perusteella. Työnantajan on nimettävä nämä henkilöt tai määriteltävä tehtävät, ja tiedot on säilytettävä erillään muista henkilötiedoista. Havussa pääsyn voi rajata dokumenttikohtaisesti. Sen, miten erillään säilyttäminen järjestetään, päättää työnantaja.
Laki rajaa myös sitä, mitä saa tallentaa. Työnantaja saa käsitellä vain työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellisia henkilötietoja, joten dokumenttia ei pidä tallentaa vain varmuuden vuoksi.
Ilmoitukset kansioittain
Ilmoitusasetukset määritetään kansioittain: päätät, ketkä saavat ilmoituksia ja milloin. Esimerkiksi työsopimuskansion ilmoitukset voivat mennä HR-vastaavalle ja pätevyyskansion ilmoitukset sille esihenkilölle, joka vastaa tiiminsä pätevyyksistä. Ilmoitus lähtee, kun dokumentin voimassaolo päättyy.
Valmiit pohjat yleisimpiin HR-dokumentteihin
Havussa on valmiit pohjat yleisimmin tarvittaville HR-dokumenteille, ja ne ovat Havun asiantuntijoiden laatimia. Dokumenttia ei tarvitse aloittaa tyhjästä.
Pohja on lähtökohta. Tarkista se ennen käyttöä oman alasi työehtosopimusta ja yrityksesi käytäntöjä vasten, koska ne voivat edellyttää eri ehtoja.
Paketti ja hinta
Dokumentit kuuluvat Core-pakettiin, joka maksaa 6 € työntekijää kohden kuukaudessa vuosilaskutuksella (alv 0 %). Samaan pakettiin kuuluvat työntekijätiedot, laitteet ja työnkulut. Pakettien erot ovat hinnastossa.
Usein kysyttyä HR-dokumenteista
Laki ei anna yhtä listaa, mutta ainakin työaikakirjanpito ja vuosilomakirjanpito on pidettävä ja säilytettävä laissa säädetyn ajan. Terveystiedot taas on poistettava heti, kun niiden käsittelylle ei ole enää perustetta. Muiden dokumenttien säilytysajan määrittää työnantaja. Lisää aiheesta on sivulla henkilötietojen säilytysaika.
HavuHR:n tietosuojaselosteen mukaan palvelun tietokanta ja ladatut tiedostot käsitellään Euroopassa. Tietoja suojataan muun muassa salatuilla yhteyksillä, monivaiheisella tunnistautumisella, roolipohjaisilla käyttöoikeuksilla, asiakaskohtaisella eristyksellä ja säännöllisellä varmuuskopioinnilla.
Asiakas säilyttää kaikki oikeudet palveluun tallentamaansa dataan ja voi sopimuksen päättyessä ladata tietonsa kohtuullisen ajan kuluessa. Sen jälkeen HavuHR poistaa tai anonymisoi asiakkaan henkilötiedot viimeistään 90 päivän kuluessa sopimuksen päättymisestä. Ehdot ovat käyttöehdoissa. Lain mukaan säilytettävät asiakirjat kannattaa viedä yrityksen omaan arkistoon ennen sopimuksen päättymistä.
Haluatko kuulla lisää?
Varaa maksuton 40 minuutin demo ja näe, miten Havu toimii käytännössä.
Varaa demo