Käyttöehdot

1. Palvelun tarjoaja

HavuHR Oy, Y-tunnus 3149813-9

Lapinlahdenkatu 16, 00180 Helsinki

Sopimusasioiden yhteyshenkilö: Susanna Vilkka, susanna.vilkka@havuhr.fi

2. Palvelun kuvaus

HavuHR tarjoaa pilvipohjaisen alustan, jonka avulla yritykset voivat hallita henkilöstötietoja, työntekijädokumentteja, työnkulkuja sekä muita henkilöstöhallinnon prosesseja.

Palvelun ominaisuudet voivat sisältää muun muassa, mutta eivät rajoitu seuraaviin:

• työntekijäprofiilit,
• dokumenttien hallinta,
• työnkulut ja tehtävät,
• työntekijäkäsikirja ja
• tekoälyavusteinen chatbot.

HavuHR pidättää oikeuden kehittää ja päivittää palvelua.

3. Asiakkaan velvollisuudet

Asiakas vastaa siitä, että:

• palvelua käytetään vain Asiakkaan omaksi hyödyksi ja näiden Ehtojen mukaisesti,
• palveluun syötetyt tiedot ovat lainmukaisia,
• palvelua käytetään sovellettavan lainsäädännön mukaisesti,
• käyttäjätunnuksia ei luovuteta ulkopuolisille ja
• palvelua ei käytetä väärin tai lainvastaisesti.

Asiakas vastaa myös työntekijöiden henkilötietojen käsittelystä rekisterinpitäjänä.

4. Käyttäjät ja käyttöoikeudet

Asiakas voi luoda palveluun käyttäjätilejä työntekijöilleen. Asiakas vastaa siitä, että:

• käyttäjät käyttävät palvelua näiden Ehtojen mukaisesti ja
• käyttäjätunnukset pysyvät luottamuksellisina.

Järjestelmässä on aina oltava vähintään yksi pääkäyttäjä. Asiakas voi myöntää käyttöoikeuden alustalle myös alihankkijoille tai tytäryhtiöiden työntekijöille, mutta vastaa heidän toiminnastaan.

5. Yleiset rajoitukset

Asiakas ei saa:

• vuokrata tai lisensoida palvelua kolmansille osapuolille,
• käyttää palvelua muiden tuotteiden osana,
• purkaa tai takaisinmallintaa palvelua,
• kopioida tai muokata palvelua,
• poistaa tekijänoikeusmerkintöjä tai
• levittää julkisesti tietoja palvelun suorituskyvystä.

6. Tietosuoja ja asiakasdata

Asiakas säilyttää kaikki oikeudet palveluun tallennettuun dataan.

HavuHR käsittelee asiakasdataa ainoastaan palvelun tarjoamiseksi ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, mukaan lukien EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR). Tietojenkäsittelyn tarkemmat ehdot määritellään erillisessä tietojenkäsittelysopimuksessa (DPA).

Henkilötietojen käsittely kuvataan tietosuojaselosteessa osoitteessa https://www.havuhr.fi/tietosuojaseloste.

7. Omistusoikeus

HavuHR omistaa palvelun ja Asiakkaalle annetaan vain rajattu käyttöoikeus. HavuHR voi käyttää Asiakkaan antamaa palautetta palvelun kehittämiseen.

8. Palvelun saatavuus

HavuHR pyrkii tarjoamaan palvelun mahdollisimman keskeytyksettömästi. Palvelussa voi kuitenkin esiintyä:

• huoltokatkoja,
• teknisiä häiriöitä ja
• päivityksistä johtuvia keskeytyksiä.

HavuHR ei takaa palvelun täydellistä virheettömyyttä tai keskeytyksettömyyttä.

Mikäli Asiakkaan ja HavuHR:n välillä on erikseen sovittu beta-version testijaksosta Palvelusopimuksessa, palvelu tarjotaan kyseisen jakson aikana sellaisenaan. Tällöin HavuHR ei takaa palvelun saatavuutta, toimivuutta tai ominaisuuksien pysyvyyttä, ja palvelussa voi esiintyä keskeneräisiä ominaisuuksia, muutoksia tai keskeytyksiä.

9. Maksut ja laskutus

Palvelun käytöstä perittävät maksut, laskutusperusteet sekä muut mahdolliset palveluun liittyvät maksut määritellään erikseen Asiakkaan ja HavuHR:n välisessä Palvelusopimuksessa.

10. Vastuunrajoitus

10.1 Ellei näissä Ehdoissa nimenomaisesti toisin todeta, kumpikaan osapuoli eikä HavuHR:n toimittajat vastaa mistään välillisistä, epäsuorista, erityisistä, satunnaisista tai seurannaisvahingoista, eikä myöskään käytön menetyksestä, tietojen menetyksestä, saamatta jääneestä voitosta, tietoturvamekanismien pettämisestä tai liiketoiminnan keskeytymisestä, vaikka tällaisen vahingon mahdollisuudesta olisi ilmoitettu etukäteen.

10.2 HavuHR:n, sen toimittajien ja Asiakkaan näiden Ehtojen perusteella tai niihin liittyen syntyvä kokonaisvastuu on enintään määrä, jonka Asiakas on tosiasiallisesti maksanut HavuHR:lle vaatimusta edeltävien kahdentoista (12) kuukauden aikana. Jos Asiakas on maksanut palveluista etukäteen yli kahdentoista (12) kuukauden ajalta, käytetään vastuun enimmäismäärän laskennassa edeltävien kahdentoista (12) kuukauden keskimääräistä maksua.

10.3 Edellä mainittuja vastuunrajoituksia ei sovelleta vaatimuksiin, jotka perustuvat

• (a) törkeään huolimattomuuteen tai tahallisuuteen,
• (b) Asiakkaan näiden Ehtojen käyttörajoitusten rikkomiseen,
• (c) Asiakkaan vastuisiin asiakasdatan lainmukaisuudesta, oikeellisuudesta, käyttöoikeuksista, suostumuksista tai korvausvelvollisuudesta, tai
• (d) salassapitovelvollisuuden rikkomiseen, kuitenkin siten, että palvelun toimintaan tai toimimattomuuteen liittyvät vaatimukset eivät kuulu tämän alakohdan piiriin.

10.4 Tätä kohtaa sovelletaan riippumatta siitä, perustuuko vaatimus sopimukseen, vahingonkorvausoikeuteen, huolimattomuuteen, ankaraan vastuuseen tai muuhun oikeudelliseen perusteeseen. Vastuunrajoitukset ovat voimassa myös silloin, jos jokin näissä Ehdoissa määritelty rajoitettu oikeussuojakeino ei täytä olennaista tarkoitustaan.

11. Sopimuksen päättyminen

Asiakas voi lopettaa palvelun käytön milloin tahansa sopimusehtojen mukaisesti. HavuHR voi sulkea Asiakkaan alustan, jos sitä ei ole käytetty 6 kuukauteen. Sopimus voidaan purkaa, jos toinen osapuoli rikkoo sopimusta.

Sopimuksen päättyessä:

• palvelun käyttö loppuu,
• Asiakkaan data poistetaan DPA:n mukaisesti ja
• Asiakkaalla on mahdollisuus ladata omat tietonsa palvelusta kohtuullisen ajan kuluessa.

12. Integraatiot: käyttöoikeus ja valtuudet

• Integraatiot ovat valinnaisia. Vain Asiakkaan valtuuttama pääkäyttäjä saa yhdistää, määrittää, keskeyttää tai katkaista integraation.
• Asiakas vastaa tarvittavista Microsoft-, Slack- ja Netvisor-lisensseistä, pääkäyttäjäoikeuksista, käyttöoikeuksista ja organisaatiokohtaisista hyväksynnöistä.
• Asiakas vastaa siitä, että integraatioon syötetyt tunnisteet, tilitiedot, henkilöstötiedot, kartoitukset ja asetukset ovat oikein ja että tietojen käsittelylle on laillinen peruste.
• Käyttäjä ei saa kiertää käyttöoikeuksia, jakaa salaisuuksia tai käyttää integraatiota lain, sopimuksen tai kolmannen osapuolen ehtojen vastaisesti.

13. Kolmansien osapuolten palvelut

Integraatioiden käyttöön sovelletaan myös Microsoftin, Slackin ja Netvisorin omia ehtoja, tietosuojakäytäntöjä, saatavuutta ja organisaatiokohtaisia asetuksia. HavuHR ei hallitse kolmannen osapuolen palvelun käyttökatkoja, rajapintamuutoksia tai käyttöoikeuspäätöksiä. Viestit ja synkronoinnit voivat viivästyä tai epäonnistua häiriön, puuttuvan oikeuden, virheellisen asetuksen tai yhteensopimattoman tiedon vuoksi.

14. Integraation keskeyttäminen ja katkaiseminen

Integraation keskeyttäminen pysäyttää uudet toiminnot mutta voi säilyttää yhteystiedot myöhempää jatkamista varten. Katkaiseminen poistaa HavuHR:n paikallisen yhteyden ja tietosuojaselosteessa kuvatut linkitystiedot. Katkaiseminen ei välttämättä poista tietoja, jotka on jo siirretty kolmannen osapuolen palveluun.

15. Integraatiokohtaiset käyttörajat

Microsoft Teams

Helmi tarjoaa henkilökohtaisessa Teams-keskustelussa HavuHR:n käyttöohjeita ja Asiakkaan henkilöstökäsikirjaan perustuvia vastauksia. Teams-integraatio ei lähetä työnkulku- tai allekirjoitusmuistutuksia, suorita tehtäviä eikä luo poissaolopyyntöjä. Käyttö edellyttää aktiivista HavuHR-käyttäjää, samaan Microsoft-tiliin yhdistettyä HavuHR-profiilia, vaadittuja moduuleja ja käyttöoikeuksia sekä voimassa olevia Helmi-asetuksia ja käyttökiintiötä. Helmi-vastaus on ohjeellinen eikä korvaa työnantajan virallista päätöstä tai asiantuntija-arviota.

Slack

Slackissa voidaan käyttää Asiakkaan valitsemia tehtävä-, allekirjoitus-, kooste- ja Helmi-toimintoja. Slackissa luotava poissaolopyyntö on rajattu työntekijän omaan, yksiselitteiseen ja kokopäiväiseen pyyntöön. Osapäiväiset pyynnöt, Flex-poissaolot, useat ajanjaksot ja toisen henkilön puolesta tehtävät pyynnöt tehdään HavuHR:ssa. Slack-viesti tai allekirjoituslinkki ei yksin anna oikeutta HavuHR-tietoihin, vaan HavuHR tarkistaa käyttäjän ja käyttöoikeudet.

Netvisor

Asiakkaan tulee sallia HavuHR Netvisorin rajapintaresursseissa ja varmistaa tarvittavat resurssit, palkkamalli, toimipaikat ja palkkalajien tarkat Number-arvot. Ensimmäinen workday.nv-siirto voi Netvisorin mukaan aktivoida maksullisen työntekijäkohtaisen palkanlaskentapalvelun. Asiakas vastaa Netvisorin kaupallisen asetuksen tarkistamisesta. Integraatio ei siirrä poissaolosaldoja, kertymäsääntöjä, siirtoja tai Flex-alkusaldoja. Joitakin identiteetti- ja syntymäaikatietoja voidaan joutua korjaamaan suoraan Netvisorissa.

16. Tuki

HavuHR tukee HavuHR-palvelun ja -integraatioiden käyttöönottoa, toimintaa ja HavuHR:n lähettämiä tai vastaanottamia tietoja. Microsoft, Slack ja Netvisor vastaavat omien palvelujensa käyttäjätileistä, lisensseistä, käyttökatkoista ja palvelukohtaisista asetuksista. Tukiohjeet ja yhteystiedot ovat osoitteessa https://www.havuhr.fi/tuki.

Asiakas ei saa lähettää tukipyyntöön salasanoja, asiakassalaisuuksia, OAuth-tunnuksia, API-avaimia, kertakäyttökoodeja tai tarpeettomia henkilötietoja.

17. Ehtojen muutokset

HavuHR pidättää oikeuden muuttaa tai päivittää näitä Ehtoja. Mahdolliset muutokset toteutetaan siten, että kaikki sovellettavat lait täyttyvät. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan Asiakkaille etukäteen Palvelusopimuksen mukaisesti. Sivulla näkyy aina viimeisin päivityspäivä.

18. Sovellettava laki

Näihin Ehtoihin sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti neuvottelemalla ja viime kädessä Helsingin käräjäoikeudessa.