Työntekijätietojen hallinta
Sähköinen henkilöstörekisteri: työntekijätiedot, organisaatiokaavio, raportit ja luovutetut laitteet yhdessä paikassa.
Henkilöstörekisteri on työnantajan ylläpitämä rekisteri työntekijöiden henkilötiedoista, joita tarvitaan työsuhteen hoitamiseen. HavuHR:n Havu-järjestelmässä se koostuu työntekijäprofiileista, joiden kentät päätät itse. Jokaiselle kentälle määrität, kuka sen näkee ja kuka saa muokata sitä. Samassa paikassa ovat organisaatiokaavio, tallennetut raporttinäkymät ja luettelo luovutetuista laitteista ja avaimista.
Mitä henkilöstörekisteriin saa tallentaa?
Laki velvoittaa työnantajan käsittelemään vain työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellisia henkilötietoja, eikä vaatimuksesta voi poiketa edes työntekijän suostumuksella. Tiedot kerätään ensisijaisesti työntekijältä itseltään. Jos niitä kerätään muualta, siihen tarvitaan pääsääntöisesti työntekijän suostumus.
Havussa voit luoda omia profiilikenttiä rajattomasti ja piilottaa ne, joita yrityksesi ei tarvitse. Profiilissa on silloin vain ne kentät, joita yrityksesi käyttää. Tarpeellisuuden arvioi työnantaja.
Päätä kategorioittain, kuka näkee mitäkin
Näkyvyys ja muokkausoikeus määritetään jokaiselle henkilötietokategorialle erikseen. Voit esimerkiksi päättää, että pankkitiedot näkyvät vain palkanlaskennasta vastaavalle.
Henkilötietokentille voi asettaa myös säilytysajan, jonka päätyttyä Havu poistaa tiedon automaattisesti. Lue lisää henkilötietojen säilytysajasta.
Organisaatiokaavio näyttää, kuka raportoi kenelle
Visuaalisesta organisaatiokaaviosta näet, kuka työskentelee missäkin tiimissä ja kuka raportoi kenellekin. Kaavio rakentuu tiimeistä, osastoista, toimipisteistä ja titteleistä, jotka luot yrityksellesi itse. Kaavio tukee myös uuden työntekijän perehtymistä yritykseen.
Suodata, tallenna näkymät ja vie raportit Exceliin
Suodattimilla rajaat työntekijöistä tarvitsemasi näkymän, esimerkiksi yhden toimipisteen tai osaston henkilöt. Näkymiä voi tallentaa rajattomasti, joten usein tarvittua listaa ei tarvitse koota joka kerta uudelleen. Räätälöidyn raportin voi viedä Exceliin.
Plus-paketissa tekoälyassistentti Helmi auttaa lisäksi tekemään raportteja vaihtuvuudesta ja henkilöstömäärän kehityksestä.
Laitteet ja avaimet samassa rekisterissä
Havussa pidät kirjaa siitä, kenelle mikäkin laite tai avain on luovutettu, milloin luovutus on tehty ja kuka sen luovutti. Kun työsuhde päättyy, näet yhdestä paikasta, mitä työntekijän pitää palauttaa. Erillistä avainlistaa tai laitetaulukkoa ei tarvita.
Paketti ja hinta
Henkilötiedot ja laitteet kuuluvat Core-pakettiin, joka maksaa 6 € työntekijää kohden kuukaudessa vuosilaskutuksella (alv 0 %). Esimerkiksi 20 hengen yritykselle se on 1 440 € vuodessa (20 × 6 € × 12 kk). Maksat vain käytössä olevista työntekijöistä. Samaan pakettiin kuuluvat dokumentit ja työnkulut. Kaikki paketit ovat hinnastossa.
Usein kysyttyä henkilöstörekisteristä
Riittää, kun työntekijöitä on vähän ja tietoja käsittelee yksi ihminen. Excel alkaa pettää, kun tiedot hajoavat useaan tiedostoon, henkilötiedot kulkevat sähköpostissa eikä yksittäisen sarakkeen näkyvyyttä voi rajata. Silloin myös säilytysaikojen seuranta jää muistin varaan. Havussa käyttöoikeudet määritetään kategoriakohtaisesti.
Siirtyvät Netvisoriin tai Procountoriin, jos käytössä on Plus-paketin integraatiot. Integraatio synkronoi työntekijä- ja poissaolotiedot Havusta Netvisoriin tai Procountoriin valintojesi mukaan. Poissaolosaldoja ja kertymäsääntöjä se ei siirrä, ja Netvisor-lisensseistä vastaa asiakas. Käyttöönotossa valitaan, mitkä tietoryhmät siirtyvät. HavuHR suosittelee aloittamaan pienellä joukolla ja manuaalisella synkronoinnilla. Lue lisää integraatioista.
Työnantaja on rekisterinpitäjä, ja HavuHR toimii henkilötietojen käsittelijänä. Asiakas säilyttää kaikki oikeudet palveluun tallentamaansa dataan. Tietojen sijainti ja se, mitä tiedoille tapahtuu sopimuksen päättyessä, kerrotaan sivulla henkilötietojen säilytysaika.
Haluatko kuulla lisää?
Varaa maksuton 40 minuutin demo ja näe, miten Havu toimii käytännössä.
Varaa demo