Työajanseuranta ja työaikakirjanpito
Työntekijä kirjaa tunnit, esihenkilö hyväksyy ne ja liukumasaldot pysyvät ajantasalla.
Työaikakirjanpito on työnantajan lakisääteinen velvoite kirjata tehdyt työtunnit ja niistä maksetut korvaukset työntekijöittäin. Työajanseuranta on työkalu, jolla tunnit kerätään. HavuHR:n työajanseurannassa työntekijät kirjaavat työaikansa selaimessa, esihenkilö lukitsee ja hyväksyy tunnit, ja liukumasaldot näkyvät reaaliajassa. Ominaisuus kuuluu Plus-pakettiin.
Helppo työajanseuranta työntekijöille ja esihenkilöille
Työntekijät kirjaavat työaikansa sekunneissa suoraan selaimessa ja kirjaukset näkyvät kalenterinäkymässä. Työaikaa voi myös kirjata suoraan Slackissa tai Teamsissa. Poikkeamat huomataan heti, eikä puuttuvia kirjauksia tarvitse selvittää kuukauden lopussa.
Esihenkilö tarkistaa, lukitsee ja hyväksyy työajat yrityksesi käytännön mukaan joko viikoittain tai kuukausittain. Kun tunnit tarkistetaan säännöllisesti, virheet ehditään korjaamaan heti.
Seuraa liukumasaldoja reaaliajassa
Työntekijät ja esihenkilöt näkevät liukumasaldot Havussa aina ajan tasalla. Liukuvassa työajassa työntekijä päättää sovituissa rajoissa itse, milloin työpäivä alkaa ja päättyy. Liukumasaldo kertoo, paljonko tunteja on kertynyt säännöllisen työajan yli tai ali.
Kun saldo lähestyy yrityksesi määrittämiä rajoja, esihenkilö saa automaattisen tehtävän. Myös laki rajaa, paljonko liukumasaldoa saa kertyä, ja työehtosopimuksessa voi olla omia määräyksiä.
Kohdenna työtunnit oikeisiin työtyyppeihin
Määritä yrityksesi omat työtyypit, niin työntekijät kohdentavat tuntinsa niille kirjaamisen yhteydessä. Päätät itse, millä jaottelulla tunteja seurataan. Näin näet, mihin työaika kuluu.
Mitä lakisääteinen työajanseuranta vaatii työnantajalta?
Lakisääteinen työajanseuranta tarkoittaa työaikakirjanpitoa. Laki velvoittaa jokaisen työnantajan pitämään sitä yrityksen koosta riippumatta. Kirjanpitoon merkitään tehdyt työtunnit ja niistä maksetut korvaukset työntekijöittäin, ja se on säilytettävä laissa säädetyn ajan.
Havussa jokainen työntekijä kirjaa omat tuntinsa, ja esihenkilö lukitsee ne hyväksyessään. Työnantaja vastaa siitä, että kirjanpidossa ovat kaikki lain vaatimat tiedot, myös yli-, hätä- ja sunnuntaityön tunnit korvauksineen.
Paketti ja hinta
Työajanseuranta kuuluu Plus-pakettiin, joka maksaa 10 € työntekijää kohden kuukaudessa vuosilaskutuksella (alv 0 %). Esimerkiksi 20 hengen yritykselle Plus maksaa 2 400 € vuodessa (20 × 10 € × 12 kk). Samassa paketissa ovat myös poissaolot, työntekijäkäsikirja ja Helmi AI-assistentti. Kaikki paketit näet hinnastosta.
Usein kysyttyä työaikakirjanpidosta
Ei kaikkia. Laki ei koske työntekijää, jonka työaikaa ei ennalta määritellä eikä sen käyttöä valvota ja joka voi siten itse päättää työajastaan. Poikkeus koskee vain laissa lueteltuja töitä, esimerkiksi yrityksen johtamista, siihen rinnastettavaa itsenäistä tehtävää ja työnantajan perheenjäsenen työtä. Pelkkä tehtävänimike ei riitä.
Laki ei määrää välinettä. Excel kelpaa, jos siinä ovat lain vaatimat tiedot ja se säilytetään laissa säädetyn ajan. Se alkaa teettää työtä, kun tiedostoja on useita, kirjaukset tulevat sähköpostilla eikä kukaan tarkista niitä ennen palkanmaksua.
Laiminlyönti voi olla rikos. Työnantaja tai tämän edustaja, joka tahallaan tai törkeästä huolimattomuudesta laiminlyö työaikakirjanpidon työntekijän vahingoksi tai pitää sitä väärin, voidaan lain mukaan tuomita sakkoon tai vankeuteen. Puuttuva kirjanpito voi heikentää myös työnantajan näyttöä, jos työntekijä vaatii yli- tai lisätyökorvauksia.
Laki ei määrää, kuinka usein tunnit kirjataan tai hyväksytään. Poikkeus on joustotyöaika, jossa tuntiluettelo toimitetaan palkanmaksukausittain. Tunnit kannattaa silti tarkistaa ennen jokaista palkanmaksua, koska korvaukset lasketaan niistä.
Haluatko kuulla lisää?
Varaa maksuton 40 minuutin demo ja näe, miten Havu toimii käytännössä.
Varaa demo