Henkilötietojen säilytysaika ja automaattinen poisto
Aseta säilytysaika jokaiselle henkilötietokentälle, niin Havu poistaa tiedot, kun aika päättyy.
Henkilötietojen säilytysaika riippuu tiedosta: osalle aika tulee laista, ja lopuille työnantaja päättää ja perustelee sen itse. HavuHR:n Havu-järjestelmässä asetat säilytysajan jokaiselle henkilötietokentälle erikseen. Havu valvoo aikoja ja poistaa tiedot automaattisesti, kun aika päättyy. Samassa paikassa määrität käyttäjäroolit ja rajaat, kuka näkee arkaluonteiset tiedot.
Kuinka pitkä on henkilötietojen säilytysaika työsuhteessa?
Henkilötietoja saa säilyttää vain niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty. Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan tietosuoja-asetuksessa ei ole tarkkoja säilytysaikoja. Työnantajan on rekisterinpitäjänä arvioitava aika itse, pystyttävä perustelemaan se ja dokumentoitava se. Kun tietoa ei enää tarvita, se poistetaan tai anonymisoidaan (tietosuojavaltuutetun toimiston ohje säilytyksen rajoittamisesta).
Osalle työsuhteen tiedoista laki asettaa oman säilytysaikansa, ja se menee työnantajan oman arvion edelle. Näin on esimerkiksi työaika- ja vuosilomakirjanpidossa, terveystiedoissa ja kirjanpitoaineistossa.
Luettelo ei ole tyhjentävä, ja työehtosopimus tai muu laki voi tuoda lisää velvoitteita. Kirjanpitäjältä kannattaa tarkistaa, mikä osa palkka- ja henkilöstöaineistosta on kirjanpitoaineistoa.
Näin henkilötietojen automaattinen poisto toimii Havussa
Havussa annat jokaiselle henkilötietokentälle oman säilytysajan, ja kun aika täyttyy, Havu poistaa tiedon automaattisesti. Kenenkään ei tarvitse käydä vanhoja profiileja läpi tai pitää erillistä listaa siitä, kenen tiedot pitäisi jo poistaa.
Aika asetetaan kenttäkohtaisesti, joten eri tiedoille voi antaa eri ajan. Ajan pituuden päätät ja perustelet itse jolloin järjestelmä toteuttaa päätöksesi.
Rajaa, kuka näkee arkaluonteiset tiedot
Käyttäjärooli ratkaisee, mitä tietoja kukin käyttäjä näkee ja voi muokata. Rooleja voi luoda rajattomasti, joten ne voi rakentaa yrityksen oman vastuunjaon mukaan. Arkaluonteisille tiedoille määrität erikseen, kuka saa nähdä ja muokata niitä.
Rajaus tukee myös lain vaatimusta. Työntekijän terveydentilaa koskevia tietoja saavat lain mukaan käsitellä vain ne, jotka valmistelevat, tekevät tai panevat toimeen työsuhdetta koskevia päätöksiä niiden perusteella. Työnantajan on nimettävä nämä henkilöt tai määriteltävä tehtävät, joihin käsittely kuuluu.
Paketti ja hinta
Hinnat ovat julkisia. Core maksaa 6 € ja Plus 10 € työntekijää kohden kuukaudessa vuosilaskutuksella, ja hinnat ovat arvonlisäverottomia (alv 0 %). Pakettien sisältö on hinnastossa.
Usein kysyttyä henkilötietojen säilytyksestä
Ei hoida. Työnantaja on henkilötietojen rekisterinpitäjä ja vastaa siitä, mitä tietoja kerätään, miksi ja kuinka kauan niitä säilytetään. HavuHR on henkilötietojen käsittelijä ja tukee GDPR-vaatimusten noudattamista: järjestelmä poistaa tiedot asettamiesi aikojen mukaan, ja käyttöoikeudet rajaavat pääsyn. Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan rekisterinpitäjän on varmistettava, että sen tietojärjestelmät tukevat säilytysaikojen noudattamista.
Sopimuksen päättyessä voit ladata tietosi kohtuullisen ajan kuluessa. HavuHR poistaa tai anonymisoi asiakkaan henkilötiedot viimeistään 90 päivän kuluessa sopimuksen päättymisestä. Ehdot ovat käyttöehdoissa. Lain mukaan säilytettävät tiedot, kuten työaikakirjanpito, kannattaa siksi viedä yrityksen omaan arkistoon ennen sopimuksen päättymistä.
HavuHR:n tietosuojaselosteen mukaan palvelun henkilötiedot käsitellään EU/ETA-alueella. Tietoja suojataan muun muassa salatuilla yhteyksillä, monivaiheisella tunnistautumisella, roolipohjaisilla käyttöoikeuksilla, asiakaskohtaisella eristyksellä ja säännöllisellä varmuuskopioinnilla. Tietojenkäsittelysopimuksen mukaan alihankkijamuutoksista ilmoitetaan asiakkaalle vähintään 30 kalenteripäivää etukäteen, ja asiakas voi vastustaa muutosta.
Haluatko kuulla lisää?
Varaa maksuton 40 minuutin demo ja näe, miten Havu toimii käytännössä.
Varaa demo